Normas para Empréstimos de Equipamentos pelo Laboratório de Externas

1.1 Podem solicitar empréstimos de equipamentos do LabEx, membros da comunidade acadêmica do Departamento de Artes e Comunicação (DAC) - servidores docentes e técnico-administrativos e discentes regularmente matriculados e inscritos em disciplinas do período letivo vigente dos cursos de Imagem e Som e Música da UFSCar.

1.2 Estudantes podem requisitar equipamentos desde que sigam o procedimento correto e que a atividade esteja sob responsabilidade de um servidor docente ou técnico-administrativo do DAC.

1.2.1 A liberação do uso dos equipamentos aos discentes também está condicionada ao seu nível de capacitação dentro do projeto pedagógico do curso. Equipamentos com maior grau de complexidade de operação só podem ser utilizados por alunos que já tenham cursado disciplinas de especialização na área correspondente.

1.3 Não é permitido empréstimos de equipamentos para projetos que não estejam estritamente vinculados a atividades de Ensino, Pesquisa e Extensão do DAC.

1.4 Atualmente o LabEx não se encontra em condições de atender demandas de outras unidades da UFSCar.

2.1 A ordem de prioridade para empréstimos é:

a) Trabalhos de Conclusão de Curso (TCC) do curso de Imagem e Som;

b) atividades de disciplinas práticas do curso de Imagem e Som;

c) outras disciplinas do DAC;

d) projetos de pesquisa e extensão com servidores do DAC.

2.2 Em todos os casos, o atendimento às solicitações de empréstimo fica condicionado ao envio do planejamento prévio da atividade com antecedência aos técnicos do LabEx. As especificidades e diferenças dos procedimentos para TCCs e outras atividades serão descritas posteriormente no tópico 3.4 deste documento.

3.1 Todos os documentos necessários para efetuar uma solicitação, bem como informações sobre os equipamentos disponíveis, podem ser encontrados no site do LabEx - acesse www.labex.ufscar.br para conferir.

3.2 Retiradas e devoluções ocorrem no expediente de atendimento ao público do LabEx - segunda a sexta-feira, das 11h às 13h30, 14h30 às 18h30 às 22h - exceto feriados, em horários preestabelecidos no agendamento.

3.3 Para que a solicitação seja atendida, é necessário que seja feita com a antecedência mínima pertinente ao tipo de demanda descrita no tópico 3.4. Não haverá exceção em hipótese alguma.

3.4 Os procedimentos para empréstimo são os seguintes:

3.4.1 Trabalhos de Conclusão de Curso (TCCs) e Realização Audiovisual II:

a) Os docentes responsáveis pelas disciplinas de Coordenação de Projeto e Realização Audiovisual II enviam ao LabEx o cronograma de retiradas e devoluções dos grupos;

b) Após anuência do orientador, cada grupo deve enviar o Formulário de Requisição apropriado disponível no site do LabEx para o e-mail labex@ufscar.br com antecedência de 30 DIAS da data retirada;

c) Os técnicos do LabEx verificam a disponibilidade dos itens e entra em contato com o grupo para ajustes, caso haja algum problema;

d) Confirmada a disponibilidade dos itens, os técnicos do LabEx elaboram a Ficha de Retirada e Devolução de Equipamentos e iniciam o processo de Saída Temporária de Bens pelo SEI;

e) A Secretaria do DAC entra em contato com os docentes envolvidos e o solicitante para colher as assinaturas do Termo de Autorização para Saída de Material Patrimoniado (TASMP) da Coordenadoria de Patrimônio da UFSCar (CPat);

f) Nos dias de retirada e devolução, o solicitante deve comparecer pontualmente nos horários indicados no Formulário de Requisição;

g) Após a devolução, a Secretaria do DAC entra em contato com os docentes envolvidos e o solicitante para colher as assinaturas do Termo de Devolução de Itens Patrimoniados (TDIP) da Coordenadoria de Patrimônio da UFSCar (CPat).

3.4.2 Atividades práticas de disciplinas do Curso de Imagem e Som:

a) Na primeira semana do semestre letivo, uma proposta de kit de equipamentos para usos nas disciplinas, elaborada pelo LabEx, será enviada aos docentes por e-mail;

b) Dentro de 15 DIAS, o docente deverá responder se aceita o kit proposto;

c) Ao aceitar, o docente se compromete, em até 1 MÊS após o prazo de confirmação da proposta dos kits, a enviar o planejamento de retiradas e devoluções ao LabEx, bem como a lista de integrantes de cada grupo e seus respectivos discentes responsáveis. Aqui, já fica implícita a autorização do empréstimo aos discentes;

d) Estudantes não podem requerer outros itens além daqueles aprovados pelo docente responsável pela disciplina. Contudo, podem optar por excluir determinados itens da lista no momento da retirada;

e) Após o envio do planejamento definitivo, os técnicos do LabEx elaboram a Ficha de Retirada e Devolução de Equipamentos;

f) Nos dias de retirada e devolução, o discente responsável deve comparecer pontualmente nos horários indicados no planejamento;

g) Caso a proposta do exercício prático apresente características não previstas neste documento, os Técnicos do LabEx têm autonomia para apresentar uma solução que seja confluente com a presente dinâmica de trabalho.

3.4.3 Outras atividades realizadas dentro do campus:

a) O solicitante deve enviar a demanda ao e-mail labex@ufscar.br informando a data, o horário, o docente responsável, os equipamentos requisitados e maior detalhamento da atividade;

b) Confirmada a viabilidade e a disponibilidade dos itens, os técnicos do LabEx elaboram a Ficha de Retirada e Devolução de Equipamentos;

c) Nos dias de retirada e devolução, o solicitante deve comparecer pontualmente nos horários indicados no Formulário de Requisição.

3.5 Quando houver conflito de reserva para um equipamento, os técnicos de laboratórios tentarão encontrar um acordo entre as partes. Caso contrário, será obedecida a ordem de prioridade e a cronológica das reservas.

3.6 Se houver indisponibilidade de itens até o momento da retirada, os técnicos têm autonomia para removê-los e/ou substituí-los por itens similares, fazendo os ajustes necessários à solicitação, comprometendo-se a comunicar o solicitante.

4.1 O solicitante assume a responsabilidade pela guarda e zelo dos equipamentos desde o momento da retirada até a devolução, assim como a responsabilidade por quaisquer danos, sejam materiais ou pessoais, decorrentes do uso inadequado, conforme as normas aplicáveis, regimentos institucionais e leis vigentes.

4.2 Este mesmo solicitante, constante como responsável na Ficha de Retirada e Devolução de Equipamentos, deve comparecer nos atos de verificação, tanto na retirada quanto na devolução.

4.2.1 Recomenda-se que os operadores dos equipamentos de som e iluminação também estejam presentes durante as conferências para dirimir dúvidas.

4.3 Os prazos e horários de retirada e devolução devem ser rigorosamente respeitados. Qualquer intenção de mudança no horário previamente combinado deve ser comunicada através do e-mail labex@ufscar.br e estará sujeita a avaliação.

4.3.1 Caso os dias e horários estabelecidos não sejam respeitados, sem motivo justificável, será registrada uma ocorrência  na Ficha de Retirada e Devolução de Equipamentos e o docente responsável será comunicado.

4.4 O usuário deve conferir minuciosamente junto aos técnicos cada item e componente, tanto no ato da retirada quanto na devolução, dispondo do tempo necessário para tanto.

4.5 A partir da assinatura da Ficha de Retirada e Devolução de Equipamentos, o usuário assume integralmente quaisquer riscos que se aplicam aos equipamentos em si, ao usuário ou a terceiros. É imprescindível que tais riscos sejam mitigados, a saber:

4.5.1 Riscos pessoais graves como choque elétrico, queimaduras e ferimentos ocasionados principalmente por equipamentos elétricos de alta potência e itens de maquinaria. O usuário, portanto, deve estar ciente de sua competência para operação de refletores e seguir todos os procedimentos de segurança, a partir do que foi exposto nas disciplinas de Especialização em Cinematografia. Os estudantes não recebem capacitação para trabalho com eletricidade (NR-10), logo, não devem lidar desavisadamente com instalações que apresentem potencial de risco. Para tais casos, recomenda-se a contratação de eletricistas profissionais.

4.5.2 Riscos materiais compreendendo dano reparável ou permanente a equipamentos e instalações, extravio dos bens, ou perda de dados e arquivos. 

4.6 Os equipamentos retirados não podem ser transportados para fora do campus sem prévio conhecimento e autorização. Saídas de equipamentos do campus necessitam do Termo de Autorização para Saída de Material Patrimoniado (TASMP) da Coordenadoria de Patrimônio (CPat) da UFSCar (vide item 3.4).

4.7 Materiais de consumo considerados essenciais para o funcionamento de certos equipamentos, tais como pilhas, lâmpadas e cartões de memória, serão fornecidos a depender da disponibilidade de estoque. O abastecimento de tais suprimentos não é controlado pelo LabEx.

5.1 É recomendável que o usuário esteja com a check list completa no dia da retirada.

5.2 A certificação da condição de uso dos equipamentos é realizada previamente pelos técnicos do LabEx. Contudo, durante a conferência no ato da retirada, os usuários podem optar por verificar o funcionamento na presença dos técnicos.

5.3 No momento da retirada, o usuário assina a Ficha de Retirada e Devolução de Equipamentos, onde consta o Termo de Responsabilidade, atestando, desta forma, ciência às normas aqui descritas, assim como aos regimentos e leis conexas.

6.1 O usuário que assina a Ficha de Retirada e Devolução de Equipamentos fica incumbido pelo transporte e guarda dos equipamentos durante o período de empréstimo e deve zelar por sua conservação e segurança.

6.2 Sempre que os equipamentos saírem do campus São Carlos da UFSCar, o responsável deve portar o Termo de Autorização para Saída de Material Patrimoniado (TASMP) da Coordenadoria de Patrimônio (CPat) da UFSCar.

6.3 Os equipamentos, em especial os eletrônicos, devem ser mantidos sempre em locais seguros, ao abrigo da luz do sol e do calor extremo e intempéries.

6.4 Qualquer intercorrência ou pane de equipamentos, comunicar imediatamente o LabEx. Em hipótese alguma, tentar realizar manutenção por conta própria ou por intermédio de terceiros.

6.5 Caso itens consumíveis como lâmpadas, baterias, cartões de memória e afins apresentem defeito durante a gravação, o usuário deverá comunicar o LabEx por e-mail e solicitar a troca, que será feita de acordo com a disponibilidade no estoque.

7.1 Os equipamentos devem ser devolvidos nas mesmas condições em que foram retirados.

7.2 Os equipamentos devolvidos devem ser formalmente aceitos pelos técnicos apenas mediante apresentação de todos os componentes listados na Ficha de Retirada e Devolução de Equipamentos.

7.2.1 Em caso de devolução incompleta, uma ocorrência será anotada na Ficha de Retirada e Devolução de Equipamentos. O orientador da atividade, a Chefia do DAC e o responsável pelo patrimônio serão notificados e o empréstimo permanecerá pendente até que os itens faltantes sejam apresentados pelo solicitante.

7.2.2 Para a devolução de itens pendentes haverá um novo acordo para estipular data e horário entre o usuário e os técnicos do LabEx.

7.3 Cabos, tripés e demais itens de maquinaria devem ser devolvidos limpos e organizados.

7.4 É de inteira responsabilidade do usuário realizar backup do material produzido nos equipamentos, sendo que este deve ser feito antes da devolução dos mesmos.

7.4.1 Não compete aos técnicos salvar, fazer backup ou copiar qualquer tipo de conteúdo relativo aos exercícios armazenados em computadores, cartões de memória, HDs e demais dispositivos de armazenamento.

7.5 O usuário só estará eximido da responsabilidade após a comprovação pelos técnicos do LabEx quanto à integridade e funcionamento dos equipamentos, mediante assinatura da Ficha de Retirada e Devolução de Equipamentos.

7.6 No momento da devolução, os equipamentos retirados através do LabEx devem ser devolvidos exclusivamente em mãos ao LabEx, salvo em situações excepcionalíssimas, por necessidades administrativas e mediante rigoroso planejamento prévio, essa dinâmica precise ser alterada.

8.1 Casos de avarias, perdas de peças, extravios ou qualquer constatação de mau uso a partir da conferência no ato da devolução, serão registrados na Ficha de Retirada e Devolução de Equipamentos.

8.1.1 Os técnicos do LabEx comunicarão o orientador da atividade, a Chefia de Departamento, o responsável patrimonial e a Coordenadoria de Patrimônio (caso os equipamentos tenham saído do campus), a quem compete tomar as medidas cabíveis.